We willen een toegankelijke en dienstverlenende organisatie zijn, zowel intern als extern. In onze bedrijfsvoering geven we hier op verschillende manieren invulling aan. We investeren in onze aanpak om waar mogelijk zaken op een klantgerichte wijze op te pakken, af te handelen en te leren van elkaar. We hebben oog voor de diverse stad die Almere is bij onze werving en selectie van nieuw personeel, en werken daarnaast aan onze digitale bereikbaarheid en dienstverlening.
Binden en boeien van personeel
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
In het aantrekken van personeel hebben we ook te maken gehad met corona. Zo hebben we tijdens de eerste golf vanwege de onzekerheid minder vacatures uitgezet. Na de zomer trok het aantal vacatures geleidelijk weer aan. Uiteindelijk hebben we in 2020 in totaal 200 vacatures uitgezet. Het grootste deel van deze vacatures konden we tijdig invullen. Slechts tien vacatures konden we niet invullen.
In 2020 hebben we twee medewerkers-tevredenheidsonderzoeken uitgevoerd. De uitslag laat zien dat onze medewerkers over het algemeen positief zijn over hun werk. De medewerkers van de gemeente Almere zijn daarin positiever dan medewerkers van andere organisaties. Ze voelen zich betrokken bij Almere en zijn tevreden over hun leidinggevende. De medewerker is minder positief over de mate waarin het ons lukt om effectief samen te werken. Daarnaast ervaren veel medewerkers een relatief hoge werkdruk. We hebben hiervoor extra aandacht om te voorkomen dat medewerkers omvallen.
Wat hadden we gepland (begroting)
De krapte op de arbeidsmarkt duurt nog altijd voort. In tegenstelling tot een aantal jaar geleden neemt het aanbod van geschikte kandidaten af. We blijven daarom in 2020 werken aan de verbetering van onze recruitmentfunctie om de juiste kandidaten te vinden en binnen te halen. In plaats van passief af te wachten benaderen we waar mogelijk kandidaten actief. Ook in onze wervings- en selectieprocedure maken we steeds meer gebruik van andere manieren om kandidaten te boeien en verleiden. Tegelijkertijd worden we door de schaarste aan kandidaten ook gedwongen onze eisen soms bij te stellen, staan vacatures langer open en zullen we gebruik moeten blijven maken van inhuur.
Naast het aantrekken en binden van nieuw personeel, investeren we blijvend in de kwaliteit en het ontwikkelpotentieel van onze huidige medewerkers. We willen in 2020 extra aandacht schenken aan de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers. Hiervoor zullen allereerst de bestaande instrumenten die helpen om op een goede manier een gesprek te voeren, ingezet worden om het potentieel en de ontwikkeling van medewerkers beter in beeld te krijgen, maar zullen we ook een nieuwe wijze van meten en versterken van medewerkerstevredenheid in gaan zetten.
We willen de beste persoon op de juiste positie hebben. Daarbij moet elke medewerker, ongeacht geslacht, huidskleur of wat dan ook, zich welkom voelen om hier te werken.
Informele aanpak
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
In 2020 hebben we ondanks corona veel stappen gezet in de informele aanpak en het werken vanuit een vernieuwd bezwaarproces. Met de informele aanpak willen we beter contact maken met inwoners. We willen ook dat onze medewerkers zich verdiepen in de persoon met wie ze spreken. Hiermee proberen we de afstand tussen systeem- en leefwereld te verkleinen. Dit betekent dat we zowel naar de persoon als naar de regels kijken. We zetten hier goede stappen in. Dit blijkt bijvoorbeeld uit onze dienstverleningsmonitor, de rapportage van de bezwarencommissies en toelichtingen in de gemeenteraad van de ombudsman. We blijven hier de komende jaren aan werken om dit nog beter te doen.
Wat hadden we gepland (begroting)
In Almere werken we al een aantal jaar met de informele aanpak. Dit komt erop neer dat we op een natuurlijke en informele manier contact met onze inwoners hebben. Als er een probleem is sturen we geen brief, maar pakken we de telefoon. Bij nieuwe ruimtelijke plannen zoeken we onze inwoners op, om van hen te horen wat ze er van vinden. Kortom we willen denken vanuit de belangen van onze inwoners. We willen deze manier van werken verder uitbreiden. We investeren middels training en scholing in de vaardigheden van medewerkers.
Daarnaast willen we graag blijven leren van de besluiten die we nemen, juist ook wanneer hier bezwaar tegen wordt gemaakt. We toetsen bij geschillen daarom opnieuw of we daadwerkelijk het juiste besluit genomen hebben. De behandeling van een bezwaar zetten we niet in als middel om ons gelijk te halen, maar om de rechtvaardigheid van een besluit nogmaals te toetsen en hiervan te leren. We gaan hierbij de primaire beslisser inzetten i.p.v. dit volledig te beleggen bij een jurist. Deze aanpak moet ons helpen betere beslissingen te nemen en, waar dit nodig is, het bezwaarproces te verbeteren.
ICT
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
Voor de invoering en het werken met de Omgevingswet moeten we veel voorbereiden. Een van de grootste voorbereidingen is de ICT. Zo moeten we een nieuw digitaal stelsel maken en de vernieuwde vergunningsprocessen en -verordeningen online beschikbaar maken. In 2020 hebben we hier verder aan gewerkt. Dit doen we aan de hand van het Koersdocument. Ook in 2021 zullen we hier verder aan werken. De uitstel van de Omgevingswet heeft geen invloed op onze planning.
In 2020 heeft de ontwikkeling van een centraal systeem voor Zorg & Welzijn 2021 vertraging opgelopen. Dit heeft ook geleid tot nieuwe inzichten op het gebied van de omvang van de opdracht, de inrichtingsvereisten en het juridisch deel. Dit betekent dat onder andere dat meer onderdelen onderdeel kunnen worden van het centraal systeem, bijvoorbeeld ook wonen en onderwijs. In 2021 zal als eerste, het verbeteren van het proces en de informatievoorziening van gemeentelijke taken worden opgepakt. Vervolgens komt de urgentie te liggen op dienstverlening, rechtmatigheid van systemen en financiën.
Wat hadden we gepland (begroting)
Met de geplande inwerkingtreding van de Omgevingswet in 2021 is er vanwege de invoering van het Digitale Stelsel Omgevingswet automatisch een belangrijke taak weggelegd voor de ondersteuning vanuit ICT. Dit digitaal stelsel is de ruggengraat van de Omgevingswet en dient alle informatie te bevatten om omgevingswetbesluiten te kunnen nemen en vergunningaanvragen en meldingen te kunnen ontvangen. Het vervangt daarmee de bestaande toepassingen Omgevingsloket online, Activiteitenbesluit Internet Module (AIM) en ruimtelijkeplannen.nl. Ondanks dat de Omgevingswet meer is dan alleen systemen, vormt dit digitaal stelsel wel de basis. In 2020 zal de tijdige inrichting en koppeling van bestaande systemen ten behoeve van het Digitaal Stelsel Omgevingswet veel van onze aandacht, tijd en capaciteit vragen.
Een andere grote opgave waarmee we in 2020 te maken krijgen is de verbetering van de informatievoorziening op het gebied van zorg en welzijn. Waar nu nog gebruik gemaakt wordt van meerdere systemen gaan we in 2020 een start maken met een centraal systeem. Dit moet de informatievoorziening verbeteren die ons uiteindelijk beter helpt te sturen op (de kosten van) te verlenen zorg.
Daarnaast zetten we verder in op het minimaliseren van analoge informatiestromen. Met een voorinvestering van € 0,9 miljoen verwachten we onze systemen zo op orde te brengen dat het mogelijk is om structureel € 0,4 miljoen per jaar te besparen.