Floriade

In de business case is gerekend op een bijdrage van € 2,5 miljoen (excl. indexatie) vanuit subsidie, dan wel vanuit bijdragen van derden (bijvoorbeeld Amsterdam/MRA).  

Risico beschrijving: 

Doordat de periode steeds korter wordt tot aan het evenement en de mogelijkheid om subsidie aan kostenposten te koppelen in de business case hiermee steeds krapper wordt, bestaat de kans dat er geen subsidies aan de investeringen in de business case kunnen worden gekoppeld. Dit leidt tot een te kort in de begroting. 

Voortgang: 

Het is tot op heden (praktisch) niet gelukt om via subsidies of bijdragen derden deze ingerekende dekking te genereren ten gunste van de begroting.  

Op MRA-niveau wordt nog gekeken om via de MRA-investeringsagenda een gezamenlijke aanvraag in te dienen bij een Europese subsidie. Of dit vóór de expo kan worden gerealiseerd is nog niet duidelijk

De tijd om deze bijdrage te realiseren, wordt steeds krapper. Steeds minder mogelijkheden blijven over om deze bijdragen te realiseren, doordat simpelweg de tijd verstrijkt en de ingerekende kosten worden uitgegeven. Veel subsidies kunnen slechts worden aangevraagd op toekomstige uitgaven.

Risico inschatting: 

Bij de kwantificering van het risico wordt rekening gehouden dat een groot deel van deze bijdragen niet kan worden gerealiseerd (namelijk € 2,0 miljoen). Op dit moment wordt het risico hoger ingeschat dan een half jaar geleden. De tijd is immers nog korter geworden om de bijdrage binnen te halen. Hierdoor wordt rekening gehouden met een verhoogde kans van optreden (80%). Er wordt daarom in de risicoreservering een bedrag van €1,8 miljoen gereserveerd. 

Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke Programma Organisatie om de subsidie, dan wel de bijdrage van derden, ten gunste van de business case binnen te halen.  

Beheersmaatregelen: 

Bij dit risico kan als kans worden gezien om eventuele in kind bijdrage vanuit de MRA /  gemeente Amsterdam te koppelen aan de business case.  

De provincie Flevoland heeft in 2012 € 10 miljoen cofinanciering toegezegd aan de wereldtentoonstelling Floriade. De door de provincie voor de Floriade geoormerkte gelden zijn afkomstig uit de tweede tranche van het Investeringsprogramma Flevoland-Almere (IFA). Deze cofinanciering loopt via het Fonds Verstedelijking Almere en dit betekent dat Almere en Flevoland samen bestedingen in de jaarprogramma’s van het Fonds Verstedelijking Almere opnemen. Tot op heden is € 5,55 miljoen toegewezen aan de volgende projecten:  

• € 2,0 miljoen aan het economisch programma Floriade Werkt! 
• € 3,35 miljoen aan het programma Circulaire Bruggen 
• € 0,2 miljoen aan de Floriade Dialogues 

Risico beschrijving: 
Als gevolg van de eisen/doelen die de Provincie stelt aan de besteding van de toegezegde bijdrage aan de Floriade bestaat de mogelijkheid dat de middelen niet kunnen worden gekoppeld aan de investeringen die zijn opgenomen in de business case van de Floriade. Dit leidt tot een te kort in de begroting.  

Voortgang: 
Voor de resterende € 4,45 miljoen provinciale cofinanciering is door Almere en de provincie een gezamenlijke menukaart opgesteld met een vijftal mogelijke activiteiten. De zoektocht was en is om activiteiten te vinden die zo goed mogelijk passen bij zowel de gemeentelijke kaders (bijdragen aan ontlasten van de business case Floriade) als de provinciale kaders (economische structuurversterking, innovaties, gastheerschap, regionale uitstraling). Voor het jaarprogramma 2020 van het Fonds Verstedelijking Almere is een voorstel tot invulling gehonoreerd.  Het voorstel gaat in op een aantal te onderzoeken onderwerpen en is hiermee nog steeds niet heel concreet. De te onderzoeken onderwerpen betreffen:

1. Cultuur;
2. Attracties,
3. Floriade in de regio en congressen
4. Innovaties. 

Afgelopen periode zijn diverse constructieve gesprekken met de Provincie gevoerd over een concrete invulling van de middelen. Hierbij zitten gemeente en Floriade Expo organisatie niet overal op één lijn met de Provincie; niet iedere invulling van deze bijdrage is namelijk één-op-één te koppelen aan de business case. Inschatting is dat begin 2021 overeenkomsten worden opgesteld, waarbij de invulling van de onderzochte onderwerpen een nadere verdiepingsslag krijgt. Op dit moment wordt ingeschat dat de koppeling van zo’n € 1,6 miljoen aan de geplande uitgaven in de business case van de Floriade lastig wordt.

Risico inschatting: 

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden dat € 1,6 miljoen van de resterende bijdrage van de provincie niet kan worden gelabeld. Er wordt hierbij rekening gehouden met een grote kans van optreden (60%). Er wordt daarom in de risicoreservering een bedrag van € 1,0 miljoen gereserveerd. 

Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke Programma Organisatie en de Floriade Expo organisatie om de provinciale bijdragen ten gunste van de business case binnen te halen.  

Beheersmaatregelen: 
Vanuit gesprekken met de Provincie komt naar voren dat ook de Provincie de urgentie heeft om de bijdragen concreet vast te stellen op de verschillende daarvoor benoemde activiteiten. Hierover heeft de afgelopen maanden bestuurlijk afstemming plaatsgevonden. Insteek aan de gemeentelijke zijde was en is om zo veel als mogelijk te matchen met de opgenomen kosten in de business case van de Floriade. Daarnaast wordt gekeken naar de mogelijkheid om het deel van de bijdrage van de Provincie dat niet te matchen is, binnen de begroting op te lossen.

In de business case van de Floriade Expo organisatie is een opbrengst van ruim € 40  miljoen (netto) ingerekend vanuit kaartverkoop. Voor de opbrengsten vanuit parkeren is in de begroting van de gemeentelijke Programma Organisatie € 4,4 miljoen ingerekend. 

Risico beschrijving: 

Het risico bestaat dat de opbrengst vanuit de kaartverkoop en parkeren lager is dan verwacht. Uitgangspunt in de business case is 2 miljoen betalende bezoekers. Vele oorzaken kunnen ten grondslag liggen aan de komst van minder of meer bezoekers. Een deel van deze oorzaken wordt als apart risico opgenomen. Deze oorzaken kunnen worden onderverdeeld in de kwaliteit van het evenement, de marketing van het evenement en een aantal exogene factoren, zoals concurrerende evenementen, economische situatie (in de landen waar de bezoekers vandaan komen), weersomstandigheden en veiligheidsissues. 

Omdat de elementen waarop de Floriade organisatie kan sturen als aparte risico's zijn opgenomen in deze analyse heeft dit risico alleen betrekking op de exogene factoren.  

Een tegenvallend aantal bezoekers leidt niet alleen tot tegenvallende inkomsten vanuit de kaartverkoop en lagere parkeerinkomsten, maar ook tegenvallende spin-off inkomsten (bv. hotelovernachtingen) en een imagoverlies voor de gemeente Almere. 

Voortgang: 

Bij de Verkenning Floriade 2022 in de zomer van 2020 is dit risico fors opgehoogd door het extra risico dat corona met zich meebrengt. Destijds ging het college er vanuit dat er medio 2021 een vaccin zou zijn (ook op basis van berichten van het RIVM), terwijl het college zich ook realiseerde dat hier geen absolute zekerheid over was. Zij hield er rekening mee dat het organiseren van de Floriade zou moeten voldoen aan de anderhalve meter samenleving. De gridstructuur en het 60 hectare grote terrein boden uitkomst hiervoor.  

Nu ruim een half jaar verder zijn er diverse werkende vaccins tegen corona (een half jaar eerder dan verwacht). De verwachting is nu dat in Nederland begin juli iedereen die dat wil, kan zijn gevaccineerd met in ieder geval de eerste prik. Er worden diverse onderzoeken gedaan naar snel testen bij evenementen, theater en musea bezoek. Ook in de ons omringende landen (waar de meeste buitenlandse bezoekers vandaan komen) wordt op grote schaal gevaccineerd.  

Risico inschatting: 

Deze positieve wending in de bestrijding van het virus geeft ook een positieve wending aan het risico op de bezoekersaantallen. De omvang van het risico wordt gelijk gehouden (20% minder bezoekers), alleen het risicopercentage wordt lager ingeschat (80% ipv 100%).  

Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie om de opbrengst kaartverkoop te realiseren. De verantwoordelijkheid voor de opbrengsten vanuit het parkeren liggen primair bij de gemeente. 

Beheersmaatregelen: 

Door contracten af te sluiten met touroperators, groepsarrangementen en voorverkoop van kaarten te realiseren, wordt meer zekerheid verkregen rondom de kaartverkoop.  

In de business case Floriade wordt een sponsorbijdrage ingerekend van bijna € 10 miljoen.  

Risico beschrijving: 

Als gevolg van onvoldoende interesse vanuit de markt in het Floriade evenement en/of de trends die we zien in de sponsoring van bedrijven (sponsoring in de vorm van grote financiële bijdragen loopt steeds verder terug) en een mogelijk verslechterde economische situatie, bestaat de kans dat de sponsoring onvoldoende van de grond komt, waardoor de ingerekende sponsorbijdrage niet (geheel) wordt behaald. 

Voortgang: 

Ook het risico op de sponsoring werd bij het Verkenning Floriade 2022 flink verhoogd. Door de coronacrisis is het binnenhalen van de € 10 miljoen sponsoring moeilijker doordat potentiele bedrijven het lastig hebben in de crisis.  

Nu ruim een half jaar later is de situatie nog meer verslechterd. Door de harde lockdown vanaf december hebben bedrijven het nog lastiger gekregen. Er zijn nog steeds (bijna) geen sponsorgelden binnen gekomen. De tijd tot aan het evenement wordt steeds krapper en hiermee ook de tijd om de € 10 miljoen binnen te halen. Ten opzichte van de situatie rondom de sponsoring ten tijden van de Verkenning is het risico hierdoor groter geworden dat de sponsordoelstelling niet wordt gerealiseerd.

Risico inschatting: 

In de risicoreserve wordt rekening gehouden met een bedrag aan tegenvallende partnerbijdragen  van maximaal € 8 miljoen.  Dit leidt tegen een vergrote kans van optreden (80%) tot een risicoreservering van € 6,4 miljoen.  
Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Almere 2022 BV om de sponsoropbrengsten te realiseren.   

Beheersmaatregelen: 

Binnen de sponsoropbrengsten zijn drie categorieën benoemd:

• Focus op lokale en regionale partijen: kleinere sponsorpakketten van € 5.000. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de inzet (kennis en contacten) van afdeling EZ van de gemeente.
• Focus op strategische partners en integrale samenwerkingen: sponsorpakketten tussen € 5.000 en € 500.000 (ook in de vorm van barterdeals en combinaties van B2B arrangementen)
• Focus op nationaal en multinational: sponsorpakketten boven € 500.000  

In de business case is een bedrag opgenomen van € 4,0 miljoen voor concessieopbrengsten. 

Risico beschrijving: 
Als gevolg van de keuze voor een specifieke samenwerkingspartner, lokale ondernemers, duurzaamheidseisen, de wijze waarop de afrekening plaatsvindt, lagere bezoekersaantallen en/of de kwaliteit van de diensten (bijvoorbeeld catering en merchandise), bestaat de kans dat de opbrengsten lager zijn dan verwacht. 

Voortgang: 
In een aantal voorgaande Floriades was de catering een zwak punt. Om de kwaliteit van de catering omhoog te brengen is in de samenwerkingsovereenkomst (2016) met de Floriade Expo organisatie het target voor concessieopbrengsten reeds met € 1,0 miljoen verlaagd. In de komende periode worden keuzes gemaakt ten aanzien van het cateringsconcept en de wijze van afrekening: vast bedrag of percentage.  

Aandachtspunten hierbij zijn: 

• Hoge prijzen heeft een negatief effect op je bezoekersaantallen 
• Prijzen moeten over het gehele terrein in lijn zijn met elkaar (deelnemers, partners, cateraar). 
• Kwaliteit moet op hele terrein gelijk zijn. 
• Liquiditeit aanbieder 
• Zelfde sfeer en klantbeleving op het gehele terrein 
• Aanbod in lijn met thema's (anders klopt het verhaal niet) 

Risico inschatting: 
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met 30% minder opbrengsten vanuit de catering, wat leidt tot € 1,2 miljoen minder opbrengsten. Er wordt rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,5 miljoen gereserveerd. 

Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie om de concessie opbrengst te realiseren.   

Beheersmaatregelen: 
Bij de contractering zal op dit aspect de geïnventariseerde aandachtspunten moeten worden meegenomen in de keuzes die gemaakt gaan worden. In het 2e kwartaal van 2021 zullen de eerste contracten worden afgesloten.

In de business case is een bedrag opgenomen van € 2,0 miljoen voor beheer van het terrein tot en met 2022.  

Risico beschrijving: 
Het risico bestaat dat de uitgangspunten die bij de berekening van de beheerkosten zijn gehanteerd in de praktijk niet haalbaar zijn en/of dat de kosten van het beheer voorafgaand aan en tijdens de Floriade hoger zijn dan inschat. 

Voortgang: 
Voor het beheer van het Floriade terrein is een bedrag opgenomen in de business case. Dit bedrag is extern getoetst. Echter, er is geen rekening gehouden met het definitief ontwerp van het arboretum. Het structureel beheer van het Arboretum is onderdeel van het definitief Ontwikkelingsplan dat met de samenwerkingspartner is opgesteld. Er wordt een parkmanagementorganisatie hiervoor ingesteld. In overleg met alle betrokken partijen is besloten om deze parkmanagementorganisatie pas na het evenement in te stellen. Nu en tijdens het evenement wordt het beheer opgepakt door gemeente, Floriade BV en Weerwater CV. Of het opgenomen budget in de business case hiervoor toereikend is, is nog niet duidelijk. 

Risico inschatting: 
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 1,5 miljoen extra kosten voor beheer en onderhoud. Er is rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,6 miljoen gereserveerd. 
Het is primair de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke programma organisatie en de Floriade Expo organisatie om zorg te dragen voor het beheer en onderhoud voorafgaand aan en tijdens de expositie.  

Beheersmaatregelen: 

Er zal strak gestuurd moeten worden op de kosten die berekend en ingeschat worden voor het beheer voor en tijdens de Expo. 

Voor het opstellen van een beveiligingsplan en coördinerende werkzaamheden is € 933.000 ingerekend in de business case van de gemeentelijke programma organisatie. In de business case van de Floriade Expo organisatie is € 1.600.000 opgenomen voor de beveiliging op het Floriadeterrein zelf. 

Risico beschrijving: 
De Floriade Expo organisatie is verantwoordelijk voor de veiligheid op het terrein en legt dit vast in het veiligheidsplan dat als basis dient voor de evenementenvergunning. Dit veiligheidsplan ziet toe op alle directe gevolgen van het evenement op het evenemententerrein, maar ook in de omgeving en de toestroom van bezoekers (aankomst en vertrek).Het budget wat de Floriade Expo organisatie hiervoor heeft, € 1.600.000, lijkt hiervoor toereikend.  

Als gevolg van de huidige terrorisme dreiging, de beperkte kennis binnen de gemeente Almere van de beveiliging van een evenement met dergelijke omvang, het grote aantal regeringsleiders en de relatie met omliggende gebieden bestaat de kans dat aanvullende eisen worden gesteld om de veiligheid ‘buiten de hekken’ te garanderen. Wat extra kosten met zich mee kan brengen.    

Voortgang: 
Bovengenoemde aanvullende eisen kunnen leiden tot extra inzet aan de kant van de veiligheidsregio of gemeente. Op basis van het strategische veiligheidsplan dat in samenwerking met Floriade Expo organisatie, Politie, Brandweer, GHOR, Omgevingsdienst en diverse interne afdelingen binnen de gemeente (Verkeer, VTH, etc.) is opgesteld, wordt een plan voor toezicht en handhaving op het evenement en in de openbare ruimte uitgewerkt. Hierin komen de gemeentelijke taken, benodigde inzet en bijbehorende kostenraming aan de orde. De uitkomsten hiervan worden verwerkt in de actualisatie van de risico reserve bij de Voortgangsrapportage 2021-1.

Risico inschatting: 
Uitgaande van een bedrag tussen de €1 miljoen en € 2 miljoen en wetende dat er binnen de begroting van de gemeentelijke Programmaorganisatie Floriade nog ruimte is van circa € 900k wordt bij de risico inschatting rekening gehouden met additionele kosten van €1 miljoen tegen een hoge kans van optreden (60%). Er wordt daarom vanuit de risicoreserve een bedrag van € 0,6 miljoen gereserveerd voor veiligheid.  

Beheersmaatregelen: 
De (financiële) gevolgen vanuit het plan voor toezicht en handhaving op het evenement en in de openbare ruimte worden in het eerste kwartaal van 2021 in beeld gebracht en meegenomen in de actualisatie van de risicoreserve in de voortgangsrapportage 2020-1.

Risico beschrijving: 
Als gevolg van de gewenste innovatieve investeringen die voor de Floriade zijn vereist bestaat de kans dat het vergunnings-verleningsproces hier (nog) niet klaar voor is. Tevens bestaat de kans dat vergunningen onder grote tijdsdruk en met onvoldoende kwaliteit aangevraagd worden. Met als gevolg vertraging in de vergunningverlening, dan wel niet verkrijgen van de juiste vergunningen. Dat kan er uiteindelijk toe leiden dat partijen afhaken, omdat het proces te lang duurt, te veel inspanning vergt en/of ze niet de vergunning verkrijgen die ze graag hadden gezien of dat er extra inzet moet worden geleverd op de behandeling van de vergunningen en het toezicht op de bouw 

Voortgang: 
Inmiddels is voor de bouwvergunningen een TaskForce ingesteld. Dit betreft een overlegvorm tussen gemeente, Floriade Expo organisatie, Amvest/Dura, Omgevingsdienst en waterschappen. Hier worden voornamelijk de voorbereidende processen in beeld gebracht en uitgelijnd.   
Daarnaast wordt in beeld gebracht welke gebouwen wanneer gerealiseerd worden. Deze worden dan in tijd teruggerekend (planning), zodat ingeschat kan worden wanneer bepaalde vergunningen zullen worden aangevraagd. Er staat een aantal vaste medewerkers klaar om deze vergunningen door te geleiden. Eventueel wordt er extra ingehuurd.  
 Er kan dan bij vergunningen een keuze worden gemaakt, tussen een: 

• aanvraag met een gecertificeerde verklaring. Dat maakt het proces bij gemeente korter, namelijk binnen 4 weken; 
• aanvraag zonder gecertificeerde verklaring. Normale tijdsduur van max. 14 weken. 

 Dit risico blijft bestaan bij onverwachte aanvragen of aanvragen kort voor het evenement. Dit kan tot extra druk leiden bij  de afdeling VTH om betreffende vergunningsaanvragen tijdig te beoordelen. Hierbij kan extra inzet nodig zijn om de vergunningen tijdig afgerond te krijgen. Daarnaast wordt het risico gelopen dat op het laatste moment naar veel niet gecertificeerde ipv gecertificeerde aanvragen wordt geschakeld. Gevolg is extra inzet van de afdeling VTH.  

Risico inschatting: 
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 1,0 miljoen extra kosten voor de afdeling VTH. Er is rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,4 miljoen gereserveerd voor extra inzet op bouwvergunningen. 

Beheersmaatregelen: 
Er wordt voorzien dat veel vergunningen voor tijdelijke paviljoens pas in een laat stadium aangevraagd worden. De Taskforce Vergunningen van de gemeente Almere beoogt samen met de Floriade Expo organisatie om zoveel mogelijk vergunningen al in een vroeg stadium gereed te krijgen en zo te veel stapeling van werk te voorkomen.
Huidige planning  is dat de aanvragen van de Floriade Expo organisatie zelf eerste kwartaal 2021 komen en die van de participanten in kwartaal 2 en 3. Op deze wijze kan de werklast acceptabel verdeeld worden.

Risico beschrijving: 
In het Expoplan van de Floriade Expo organisatie wordt gesproken over showcasewoningen waarin buitenlandse steden hun “paviljoen” kunnen inrichten. Daarnaast kunnen deelnemers ook met tijdelijke paviljoens deelnemen of gebruik maken van de overige kavels op het terrein. 
 Er moeten 192 kavels gevuld worden op het terrein ("witte" vlekken zijn niet wenselijk). Als gevolg van te lage kwaliteit van de inzendingen van de deelnemers, te weinig deelnemers of afzeggingen op het laatste moment bestaat de kans dat aanvullende investeringen nodig zijn om de kwaliteit van de expositie te kunnen garanderen. 

Risico inschatting: 
Bij het kwantificeren van het risico is vooralsnog alleen rekening gehouden met € 1,0 miljoen extra kosten voor een kwaliteitsslag op de inbreng van de deelnemers. Er is rekening gehouden met een hoge kans van optreden namelijk 60%. Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,6 miljoen gereserveerd.  
De kwaliteit van de inzendingen is  primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie. 

Beheersmaatregelen: 
Er is altijd een kans dat een deelnemer op het laatste moment afzegt. Het blijft zaak om goed in gesprek te blijven met de verschillende deelnemers over hun bijdrage aan de expositie.  

Risico beschrijving: 
In de bieding van samenwerkingspartner Amvest wordt uitgegaan van het aanbieden van overnachtingen tijdens het evenement. Een vereiste hiervoor is een goede (avond)programmering. Voor de invulling hiervan worden extra kosten gemaakt, hiertegenover worden ook extra inkomsten verwacht vanuit de overnachtingen (kaartverkoop voor twee dagen; horeca- en merchandise opbrengst etc.). Dit is nu neutraal ingerekend in de business case van de Floriade Expo organisatie. Amvest rekent op een bezetting van 70% van de aangeboden logies.  
 Als gevolg van het niet behalen van een bezettingsgraad van 70% op de overnachtingen op het terrein door Amvest bestaat de kans dat de (avond)programmering en de daarmee gemoeide kosten niet worden terugverdiend, waardoor een negatieve kostenpost hierop resulteert.  

Voortgang: 
Er is nog geen duidelijkheid over de invulling van de Flores-woontoren en aanvullende logiesmogelijkheden. Duidelijkheid hierover wordt in Q1 2021 verwacht waarna de besluitvorming over een eventuele avondprogrammering op het Expo-terrein zal plaatsvinden.
Afgelopen kwartaal is de programmering uitgewerkt op basis van het beschikbare budget van € 2,0 miljoen. Hiervoor is een goede basisprogrammering neergelegd. Voor een kunst & cultuur programmering dat past bij de omvang van een Floriade ligt de ambitie hoger, daarom wordt de komende periode via subsidiewerving en sponsoring getracht het budget te verhogen.

Risico inschatting: 
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 3,3 miljoen extra kosten die nodig zijn om een goed programma voor kunst en cultuur neer te zetten.  Er is rekening gehouden met een hoge kans van optreden, namelijk 60%. Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 2,0 miljoen gereserveerd. 
Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie om een goede (avond)programmering neer te zetten.  

Beheersmaatregelen: 
Wanneer de definitieve programmering bekend, kan het risico beheerst worden door:  

• extra middelen te regelen vanuit subsidies, fondsen en sponsoring op cultureel gebied.  
• de mogelijkheid om de programmering af te schalen 

In de business case van de Floriade Expo organisatie is €1,2 miljoen ingerekend voor het busvervoer van bezoekers vanaf de parkeerlocaties en de NS naar het Floriade-terrein. 

Risico beschrijving: 
In eerste instantie werd rekening gehouden met één parkeerlocatie buiten de stad, parkeren op loopafstand naast het Floriade terrein en parkeren in de stad (danwel bezoekers reizend met het openbaar vervoer). De parkeerlocaties zijn nu gewijzigd in één locatie aan de rand van de stad, waarvoor busvervoer moet worden geregeld. Enerzijds is er dus een uitbreiding van benodigd busvervoer, terwijl anderzijds ook wordt geconstateerd dat de inkoopkosten voor het vervoer zijn gestegen. Er bestaat een kans dat de ingerekende €1,2 miljoen niet toereikend is. 

Voortgang: 
Uit een eerste offerte uitvraag blijkt dat de €1,2 miljoen niet toereikend is voor het busvervoer van NS en de beoogde parkeerplaats naar het terrein. Inmiddels zijn verschillende gesprekken met de vervoerder gevoerd en is de eerste offerte naar beneden bijgesteld. Nog steeds is dit bedrag ruim hoger dan in de begroting is meegenomen. Er wordt hierbij nog gekeken naar allerlei mogelijkheden om dit tekort in te perken.  

Risico inschatting: 
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met €5,0 miljoen extra kosten voor het busvervoer van NS / parkeerplaatsen naar het terrein. Er wordt rekening gehouden met een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 2,0 miljoen gereserveerd. 
Het is primair de verantwoordelijkheid van de Floriade Expo organisatie om het vervoer vanaf station, dan wel vanaf de parkeerplaats te organiseren.  

Beheersmaatregelen: 
Er wordt onderzoek gedaan welke consequenties er zijn wanneer een bijdrage wordt gevraagd aan de bezoeker voor het busvervoer. Daarnaast wordt nog gekeken naar subsidies en bijdragen van derden.

In de initiële aanvraag van de Floriade Expo organisatie bij de herijking van de business case 2019/2020 werden extra middelen aangevraagd voor niet voorziene uitgaven. Deze post is niet hard toegezegd, maar is meegenomen in de risicoreservering 

Risico beschrijving: 
Als gevolg van onvoorziene zaken bestaat de kans dat er kosten moeten worden gemaakt, die niet zijn opgenomen in de huidige business case van de Floriade Expo organisatie. 

Risico inschatting: 
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 1,8 miljoen extra kosten tegen een hoge kans voor voorkomen (60%). Daarom is er € 1,1 miljoen meegenomen in de risicoreserve. 

Beheersmaatregelen:
Om de uitgaven op de Floriade verder te beheersen wordt strak gestuurd op de financiën. Bij dreigende tekorten  zal als eerste gekeken moeten worden of er mogelijkheden zijn om te bezuinigen op andere kostenposten. Daarnaast zal moeten worden onderzocht of er geen mogelijke andere financieringsbronnen, zoals subsidies of bijdragen derden, zijn om het tekort op te lossen. Pas als laatste mogelijkheid zal worden gekeken naar de risicoreserve.

De Floriade Expo organisatie heeft met Weerwater CV de afspraak gemaakt om toren 2 te huren tijdens het evenement. De Floriade Expo organisatie zal de appartementen in deze toren in richten om deze tijdens de expo als overnachtingsmogelijkheid aan te bieden aan de deelnemers van het evenement.  

Risico beschrijving: 
Als gevolg van een niet kostendekkende huurprijs of als gevolg van leegstand van de appartementen tijdens de expo bestaat de kans dat de kosten die worden gemaakt voor de appartementen niet worden terugverdiend.  

Risico inschatting: 
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 2,0 miljoen minder huuropbrengsten tegen een middelmatige kans (40%) van optreden. Hierdoor is er een bedrag opgenomen in de risicoreservering van € 0,8 miljoen.  

Risico beschrijving: 
In de berekening bij de herijking van de business Case van de Floriade Expo organisatie is rekening gehouden dat de Floriade Expo organisatie door in kind leveringen een bedrag van € 0,5 miljoen kan besparen in de business case. Dit is onder andere de verwachting bij het zogenaamde ‘WOW’-groen.  
 Er bestaat de kans, door bijvoorbeeld de economische situatie na de coronacrisis, dat deze in kind leveringen niet kunnen worden geëffectueerd.  

Risico inschatting: 
Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 0,5 miljoen extra kosten tegen een middelmatige kans (40%) van optreden. Hierdoor is er een bedrag opgenomen in de risicoreservering van € 0,2 miljoen.  

Beheersmaatregelen:
Om de uitgaven op de Floriade verder te beheersen wordt strak gestuurd op de financiën. Bij dreigende tekorten  zal als eerste gekeken moeten worden of er mogelijkheden zijn om te bezuinigen op andere kostenposten. Daarnaast zal moeten worden onderzocht of er geen mogelijke andere financieringsbronnen, zoals subsidies of bijdragen derden, zijn om het tekort op te lossen. Pas als laatste mogelijkheid zal worden gekeken naar de risicoreserve.

Door de wijziging die zijn aangebracht in de risicoreserve zou er € 0,3 miljoen kunnen vrijvallen vanuit de reserve. Op dit moment wordt echter een integrale risico analyse uitgevoerd, waar wellicht nieuwe risico’s of andere inschattingen worden gemaakt. Daarom wordt dit bedrag vooralsnog in de reserve gelaten.